Posso pedir os documentos do candidato? O que a LGPD permite e o que ela exige
Pode. A LGPD não proíbe pedir documento de quem quer alugar: ela exige que você diga para que serve, peça só o que vai usar, guarde pelo tempo do processo e apague depois. A base legal é o artigo 7º, inciso V, que trata dos procedimentos preliminares de um contrato pedido pelo próprio candidato.
Pedir pode. O que muda é o porquê
A Lei 13.709 de 2018 não tem uma lista de documentos proibidos. Ela tem bases legais, e a sua é o artigo 7º, inciso V: tratamento necessário para procedimentos preliminares de contrato do qual o titular é parte, a pedido dele. Quem se candidata a uma moradia pediu o contrato. Isso sustenta a identidade, a certidão e a consulta processual, desde que a finalidade seja essa e você consiga dizê-la em voz alta.
Peça o que você vai usar, e só
O princípio da necessidade, no artigo 6º, limita o tratamento ao mínimo. Na prática isso corta pedidos comuns e indefensáveis: extrato bancário completo, foto da casa dos pais, rede social, nome de ex-parceiro. Se você não consegue explicar o que aquele dado decide, ele não devia ter sido pedido. Documento de identidade, certidão de antecedentes e processos por CPF passam nesse teste. Muita coisa que se pede por hábito não passa.
Diga o que vai fazer com aquilo, antes de receber
Transparência não é um aviso escondido no fim do formulário. O candidato tem direito de saber, em linguagem simples, para que serve o que ele está mandando, com quem aquilo é compartilhado e por quanto tempo fica guardado. Uma frase antes do primeiro campo resolve, e ela vale mais do que qualquer termo de dez páginas que ninguém lê.
Quem responde pela decisão é você
A lei separa dois papéis. Controlador é quem decide por que e como os dados são tratados, e numa seleção de morador esse é você, dono ou administrador da casa. Operador é quem trata em nome do controlador, e é esse o papel de uma ferramenta como o MD Vitrum. A distinção não é burocracia: ela diz de quem o candidato cobra, e a resposta é de quem pediu os documentos, não de quem processou.
Guarde pouco tempo, e apague de verdade
Terminado o processo, o dado perde a finalidade que o justificava, e o artigo 16 manda eliminar. Candidato recusado é o caso mais claro: não existe motivo para guardar o CPF de quem não vai morar na sua casa. Defina um prazo curto, escreva ele no seu formulário e cumpra. Apagar é a única parte da LGPD que não custa nada e quase ninguém faz.
Você não precisa montar isso sozinho
Finalidade declarada antes do primeiro campo, só os dados que serão usados, prazo para apagar e registro do consentimento: dá para fazer à mão, e dá trabalho toda vez. O formulário do MD Vitrum já nasce assim, e trata os dados em seu nome, como operador. Isso não transfere a sua responsabilidade, e nenhuma ferramenta transferiria: o controlador continua sendo você, porque a casa é sua e a decisão também.
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